Jede Führungskraft im Vertrieb kennt die unangenehmen Gespräche mit dem Mitarbeiter, wenn die Zahlen und der Umsatz nicht passen.

Dann sitzt man vor Zahlentapeten, CRM und Excel und überlegt gemeinsam: Wo knirscht es gerade? Was können wir verändern?

Einer der größten und schnellsten Hebel sind die richtigen Termine mit den richtigen Kunden.

Welche Kunden spreche ich wann und wozu an?

Unter uns: Wie viel Zeit und Ressourcen investiert dein Vertriebsteam in Termine, die von Anfang an wenig Aussicht auf Erfolg haben?

Natürlich wissen wir vor einem Termin nicht, ob daraus etwas wird. Deine Vertriebsmitarbeiterin kann sich perfekt vorbereiten, alles richtig machen und eine starke Verbindung zum Kunden aufbauen.

Ob es am Ende „klappt“, eine Bestellung, Zusage oder der nächste Schritt folgt, wissen wir erst danach.

Oft bekomme ich Anfragen zu Vertriebstrainings, bei denen es um Einwandbehandlung geht. Um die Frage, wie der Vertrieb den Kunden besser überzeugen kann.

Dabei liegen die wirklichen Ursachen oft viel früher.

Nicht erst beim Einwand.

Sondern bei der Auswahl der Kunden, der Vorbereitung und dem ersten Kontakt.

Manche Studien kommen zu dem Ergebnis, dass etwa 50 % der Vertriebszeit für Nicht Vertriebsaktivitäten draufgeht. Ob es nun exakt 50 % sind, sei dahingestellt. Gehen wir konservativ von 30 bis 40 % aus.

Wenn dann noch Termine dazukommen, die von Anfang an kaum Aussicht auf Erfolg haben, wird es richtig teuer. Und die Zielerreichung rückt in weite Ferne.

In diesem Beitrag geht es darum, wie du als Führungskraft die Qualität der Kundentermine deines Teams und damit auch die Chance auf Abschlüsse erhöhen kannst.

Warum viele Kundentermine wenig Aussicht auf Erfolg haben

Es gibt einige Gründe, warum Kundentermine schon vor dem eigentlichen Gespräch schlechte Voraussetzungen haben:

1. Falscher Zielkunde
   Nicht jeder Kunde passt zu eurem Angebot. Gerade im HoGa Vertrieb unterscheiden sich Betriebe deutlich bei Konzept, Bedarf, Einkaufsstruktur und Umsatzpotenzial. Passt der Kunde nicht zu eurem Zielkundenprofil, investiert dein Vertrieb Zeit in einen Termin mit geringer Aussicht auf Erfolg.

2. Falscher Ansprechpartner beim Kunden
   Gespräche mit Personen, die weder entscheiden noch Einfluss auf die Entscheidung haben, führen häufig nicht weiter. Dabei scheuen sich Vertriebsmitarbeiter manchmal, genauer nachzufragen. Eine einfache Frage hilft: „Wer ist außer Ihnen noch an der Entscheidung beteiligt?“

3. Unklare Zielsetzung vor dem Termin
   Was soll bei diesem Kundentermin konkret erreicht werden? Eine Bestellung? Ein Folgetermin? Ein Test? Mehr Informationen über den Bedarf? Das Ziel sollte vor dem Termin klar sein und zum passenden Zeitpunkt auch mit dem Kunden besprochen werden.

4. Schlechte oder keine Vorbereitung
   Was wissen wir bereits über den Kunden? Welche Historie gibt es? Welche Herausforderungen hat der Betrieb? Was kauft er bereits und wo könnten konkrete Potenziale liegen? Gute Vorbereitung bedeutet nicht, alles über den Kunden zu wissen. Sondern das zu wissen, was für das Gespräch relevant ist.

5. Überladene Agenda mit zu vielen Themen
   Noch schnell das neue Produkt vorstellen, die Aktion platzieren und drei weitere Sortimente ansprechen. Wenn zu viele Themen in einen Termin gepackt werden, geht der Fokus verloren. Wichtige Punkte werden nur oberflächlich behandelt. Zwei bis drei relevante Themen pro Termin reichen meistens.

Verteilung effektive Zeit am Kunden für Verkauf & Vertrieb

Welche unsichtbaren Kosten entstehen?

1. Zeitverlust
   Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen im Vertrieb. Jeder Termin mit wenig Potenzial kostet Stunden, die dein Team in bessere Kunden und Verkaufschancen investieren könnte.

2. Reisekosten und administrativer Aufwand
   Gerade im Außendienst und Food Vertrieb kostet ein Kundentermin mehr als die reine Gesprächszeit. Anfahrt, Fahrtkosten, Vorbereitung und Nachbereitung kommen dazu. Bei größeren Gebieten schnell mehrere Stunden für einen einzigen Termin.

3. Verpasste Chancen
   Die eigentlichen Kosten entstehen oft an anderer Stelle: Während dein Mitarbeiter einen wenig aussichtsreichen Termin wahrnimmt, fehlt die Zeit für einen Kunden mit echtem Potenzial. Im Außer Haus Vertrieb mit großen Gebieten und vielen möglichen Kunden macht die Qualität der Terminplanung deshalb einen echten Unterschied.

Wie du als Führungskraft die Qualität der Termine verbessern kannst

Als Vertriebsleiter hast du großen Einfluss darauf, wie effektiv dein Team seine Zeit im Außendienst nutzt. Deine Aufgabe ist es, den richtigen Rahmen zu geben.

Gar keinen Rahmen zu geben ist dabei genauso wenig hilfreich, wie jeden Termin zu kontrollieren und ins Mikromanagement zu verfallen.

Ein paar Ansätze aus der Praxis:

1. Wochenplanung gemeinsam besprechen
   Setze dich regelmäßig mit deinen Mitarbeitern zusammen und schaut auf die geplanten Termine der nächsten Woche. Nicht um jeden Termin zu kontrollieren, sondern um gemeinsam zu hinterfragen: Warum dieser Kunde? Warum jetzt? Was wollen wir erreichen? Passt der Termin zu unseren aktuellen Vertriebszielen?

   Gerade im HoGa Vertrieb mit großen Gebieten und viel Zeit auf der Straße kann eine gute Wochenplanung einen deutlichen Unterschied machen.

   Hier findest du meinen Artikel zur Wochenplanung im Vertrieb.

2. Gemeinsame Kundentermine für Coaching nutzen
   Begleite deine Mitarbeiter gelegentlich zu Kundenterminen. So bekommst du einen direkten Einblick in Vorbereitung und Gesprächsführung und kannst anschließend konkretes Feedback geben.

   Wichtig: Halte während des Termins den Ball flach. Es geht nicht darum, deinem Mitarbeiter zu zeigen, wie du es besser kannst. Beobachte, stelle im Nachgang Fragen und coache dort, wo die wirklichen Hebel liegen.

3. Konkrete Fragen stellen
   Gute Führung bedeutet nicht, deinem Mitarbeiter die Antworten vorzugeben. Oft helfen die richtigen Fragen:

   • Was ist das konkrete Ziel des Termins?

   • Was ist dein zweites Ziel, falls das erste nicht klappt?

   • Was soll nach dem Termin idealerweise passieren?

   • Welche Herausforderungen hat der Kunde aktuell?

   • Wer nimmt auf Kundenseite am Termin teil?

   • Welche Wettbewerber spielen beim Kunden eine Rolle?

   • Welche Informationen fehlen uns noch, um den Kunden gut beraten zu können?

   Damit verbesserst du nicht nur diesen einen Termin. Dein Mitarbeiter lernt, seine Kundentermine selbst besser zu planen und zu bewerten.

4. Unterstützung an die Erfahrung anpassen
   Ein neuer Mitarbeiter im Außendienst braucht mehr Orientierung als eine Kollegin, die ihr Gebiet und ihre Kunden seit zehn Jahren kennt.

   Gerade beim Onboarding neuer Vertriebsmitarbeiter darf der Rahmen am Anfang enger sein. Mit zunehmender Erfahrung sollte die Verantwortung immer stärker beim Mitarbeiter liegen.

   Und nutze dein Team: Gute Erfahrungen und Kundenwissen müssen nicht bei einzelnen Mitarbeitern bleiben.

Fazit

Als Führungskraft hast du großen Einfluss darauf, dass deine Mitarbeiter die richtigen Termine mit den richtigen Kunden planen und wahrnehmen. Du gibst den Rahmen dafür.

Die größten Hebel liegen oft nicht erst im Kundengespräch, sondern vorher: bei Auswahl, Planung und Vorbereitung.

Unterstütze dein Team dabei, die eigenen Termine regelmäßig zu hinterfragen. Ohne dabei ins Klein Klein oder ins Mikromanagement zu verfallen. Es geht um Support und Coaching, nicht um Bevormundung.

Und das darf ein laufender Prozess sein. Manchmal schlafen Themen ein und der Fokus geht verloren. Das passiert auch in guten Vertriebsteams.

Denn wenn die Leiter am falschen Haus steht, bringt es nichts, schneller aufzusteigen.