Warum sich dein Vertriebsteam gegen Wochenplanung sträubt – und wie du es ändern kannst

"Tobias, also Planung macht bei unseren Kunden keinen Sinn. Die sind doch selbst eher chaotisch. Weißt du, wie oft ich trotz Termin vor verschlossenen Türen stehe?"

Das war die Antwort auf die Frage an meinen Außendienstler, wie viele Termine er schon geplant hat für die kommende Woche.

Hast du solche oder ähnliche Sätze auch schon von deinem Team gehört?

Doch was steckt wirklich hinter dieser Abwehrhaltung? Und welche Tipps zur Motivation deines Vertriebsteams für bessere Planung gibt es? Wie kannst du als Führungskraft die Herausforderungen eine erfolgreiche Planungskultur fördern?

Zeit ist ein kostbares Gut im Vertrieb. Ohne saubere Planung wird es schwer, den Überblick zu behalten.

Ich selbst habe es damals mit Druck versucht. Die Vertriebler "sanft gezwungen" Termine zu planen.

Die Reaktion?

Widerstand und oberflächliche Planung.

Wenn wir unser Team zwingen, Termine zu setzen, bekommen wir genau das: Termine – aber nicht unbedingt die Termine, die wirklich wertvoll sind.

Effektiver ist es, das Team zu befähigen und zu überzeugen, warum eine gute Wochenplanung Vorteile bringt.

Eine sinnvolle Planung schafft Freiräume, verbessert den Fokus und reduziert langfristig den Stress, ohne die Flexibilität einzuschränken. Und genau das ist der Schlüssel zu nachhaltig besseren Ergebnissen.

In diesem Artikel schauen wir uns die häufigsten Einwände gegen Wochenplanung an – und wie du dein Team überzeugst, ohne Druck auszuüben.

Was ist Wochenplanung im Vertrieb?

Die Wochenplanung im Vertrieb ist mehr als nur eine Liste von Aufgaben für die kommenden Tage. Sie ist der strategische Fahrplan, der deinem Vertriebsmitarbeiter hilft, seine Verkaufsziele effektiv zu erreichen.

Durch eine strukturierte Planung weiß er genau, welche Kunden er wann kontaktiert, welche Termine anstehen und welche Aufgaben Priorität haben.

Im Idealfall sind die Termine fest mit dem Kunden vereinbart.

Besonders im Außendienst kommt eine logistisch smarte Planung dazu. Das wird bei größeren Gebieten zum entscheidenden Faktor:

• Wann ist der Mitarbeiter wo?
• Wie sind die Fahrtstrecken?
• Welche Termine kann der Mitarbeiter unterwegs mit einbauen?

In der Wochenplanung berücksichtigt dein Vertriebsmitarbeiter:

• Kundenkontakte: Er plant, welche Kunden er anruft oder besucht, und setzt klare Ziele für jedes Gespräch.
• Termine und Meetings: Er trägt alle festen Termine ein und bereitet sich entsprechend vor.
• Aufgabenprioritäten: Er identifiziert die wichtigsten Aufgaben, die den größten Einfluss auf seine Verkaufsziele haben.
• Pufferzeiten: Er reserviert Zeit für unerwartete Ereignisse oder dringende Kundenanfragen, um flexibel zu bleiben.
• Administrative Tätigkeiten: Er plant Zeiten für E-Mails, Berichte und andere organisatorische Aufgaben ein.

Doch obwohl eine Wochenplanung jede Menge Vorteile hat, hören wir in der Praxis immer wieder gewisse Einwände von unseren Teams dazu.

Typische Einwände gegen Wochenplanung

„Planung ist nur etwas für Anfänger“

Viele erfahrene Vertriebsmitarbeiter glauben, dass nur neue Kollegen eine strikte Planung brauchen. Sie selbst verlassen sich auf ihre Erfahrung und Routine, um flexibel zu bleiben. Die Frage ist aber: Wie flexibel sind sie wirklich?

Anpassungsfähigkeit entsteht erst durch Planung. Denn wer seine Termine klar plant, schafft sich mehr Handlungsspielraum. Durch eine strukturierte Woche steigt die Möglichkeit zu agieren, wenn kurzfristig etwas dazwischenkommt.

Lösung: Zeige deinen erfahrenen Mitarbeitern, dass auch sie von Planung profitieren. Sie können ihre Expertise gezielter einsetzen, stressfreier arbeiten und sind besser auf Veränderungen vorbereitet.

„Ich habe keine Zeit für Planung“

Diesen Einwand hörst du bestimmt oft. Doch gerade das Fehlen einer klaren Planung führt zu ineffizientem Arbeiten und erhöht den Stress.

Ohne Struktur verliert dein Team den Überblick und verschwendet wertvolle Zeit mit ständigem „Feuerlöschen“ statt mit zielgerichtetem Arbeiten.

Lösung:  Zeig deinem Team doch mal, dass schon ein paar Minuten für die Wochenplanung einen riesigen Unterschied machen können. Mit einer klaren Struktur nutzen sie ihre Zeit effizienter und behalten den Überblick. Am Ende sorgt die Planung nicht für weniger, sondern für mehr Freiräume.

„Die Planung engt mich ein“

Manche Vertriebsmitarbeiter befürchten, ihre Flexibilität zu verlieren und fühlen sich durch feste Vorgaben eingeengt.

Eine durchdachte Planung schafft die Freiräume, die nötig sind, um flexibel auf Überraschungen reagieren zu können.

Mit einer cleveren Planung, die Pufferzeiten zwischen den Terminen einplant, kann dein Mitarbeiter spontan sein und den Überblick behalten.

Zeig deinem Team, dass Planung und Flexibilität keine Gegensätze sind, sondern Hand in Hand gehen. Mit der richtigen Herangehensweise motivierst du sie, bessere Planung in ihren Alltag zu integrieren und dabei trotzdem spontan auf Kundenbedürfnisse reagieren zu können.

Lösung: Kommuniziere, dass eine gute Planung Pufferzeiten beinhaltet, die genau diese Flexibilität ermöglichen. Zeige auf, wie Planung und Flexibilität sich nicht ausschließen, sondern ergänzen. Indem du diese Vorteile hervorhebst, kannst du dein Vertriebsteam motivieren, Planung als Werkzeug für mehr Freiheit zu betrachten. Eine gute Wochenplanung ist kein starres Korsett, sondern ein Rahmen, der Orientierung und Raum für spontanes Handeln bietet.

Die negativen Folgen fehlender Wochenplanung

Ohne eine strukturierte Wochenplanung wird dein Team zum Spielball äußerer Umstände. Statt proaktiv zu handeln, reagieren sie nur noch auf das, was ihnen entgegenkommt.

Das Ergebnis? Die wichtigsten Aufgaben bleiben unerledigt, Kunden fühlen sich vernachlässigt. Und eure Umsatzziele rücken in die Ferne.

Die Folgen: Der Stresspegel geht nach oben. Die Motivation sinkt – und langfristig drohen Unzufriedenheit und eine hohe Fluktuation im Team.

Die Vorteile einer effektiven Wochenplanung

Weniger Stress durch Planung

Eine klare Wochenplanung reduziert das Stresslevel erheblich. Obwohl es im Vertrieb immer unvorhergesehene Ereignisse gibt, ermöglicht eine gute Planung, besser und gelassener darauf zu reagieren. Deine Mitarbeiter wissen, was auf sie zukommt, und können Prioritäten setzen.

Mehr Kontrolle über die Arbeit

Durch eine strukturierte Planung behalten deine Mitarbeiter die Kontrolle über ihre Aufgaben. Sie setzen ihre Prios selbst und lassen sich weniger von äußeren Faktoren ablenken. Werden nicht zum Spielball der Umstände. Das Gefühl der Selbstbestimmung erhöht auch ihre Effektivität.

Die Frage: Ist dein Mitarbeiter wirklich "Herr" über seinen Kalender? 

Gezielte Zielerreichung im Vertrieb

Die Wochenplanung ist ein Schlüssel zur Zielerreichung. Dein Team plant gezielt, welche Kunden sie wann und warum kontaktieren. So wird der Weg zu den Umsatzzielen klarer und planbarer.

Wie du die richtige Balance findest

Es geht darum, als Vertriebsleiter die richtige Balance aus Vorgaben und Freiräumen für dein Team zu finden. Wenn du zu viel vorgibst, fühlen sich deine Leute eingeengt. Lässt du zu viel durchgehen, herrscht schnell Chaos.

Individuelle Anpassung

Schau dir die verschiedenen Rollen in deinem Team genau an. Dein Innendienstmitarbeiter braucht vielleicht nicht so viele feste Termine wie dein Außendienstler, der Entfernungen und Routen planen muss.

Persönliche Präferenzen

Jeder tickt anders. Der eine liebt detaillierte Pläne, der andere arbeitet besser mit einem groben Rahmen. Warum nicht beides zulassen? Gib deinen Leuten den Freiraum, so zu planen, wie es für sie am besten passt – Hauptsache, die Ergebnisse stimmen.

Gemeinsame Ziele im Blick

Erinnere dein Team daran, dass es bei der Planung nicht um Kontrolle geht, sondern darum, gemeinsame Ziele zu erreichen. Wenn alle wissen, wo es hingehen soll und jeder seinen Teil dazu beiträgt, seid ihr gemeinsam auf Erfolgskurs.

Wie trainiere ich neue Vertriebsmitarbeiter in einer starken Wochenplanung?

Wenn du einen neuen Mitarbeiter im Team hast, sollte das Thema Wochenplanung auf jeden Fall Teil der Einarbeitung sein.

Ganz besonders hoch sollte die Priorität darauf sein, falls es für den neuen Kollegen der erste Job im Vertrieb ist. Auch eine begleitete Wochenplanung nach der Einarbeitung kann stärkend wirken. Der neue Vertriebsmitarbeiter macht seine Planung selbst und eine erfahrene Kollegin schaut danach mit drüber.

Wochenplanung lernt man am besten, in dem man sie selbst macht. Das erste Learning ist die eigene Planung. Das zweite und viel wichtigere Learning: Wenn der Mitarbeiter die selbstgemachte Planung selbst "durchlebt". Was hat geklappt? Was nicht? Der Reality Check ist hier ein starker (und auch manchmal ziemlich harter) Lehrer.

Tipp: Lass ihm oder ihr das von dem Kollegen zeigen, der im Thema am stärksten ist. Schau auch als Führungskraft in den ersten Monaten mit drauf und unterstütze, damit er schnell Kompetenzen im Thema Wochenplanung aufbauen kann.

Planung nur für Außendienst?

Auch im Innendienst zahlt sich eine klare Planung aus. Hier geht es zwar nicht um Fahrtstrecken und Entfernungen zum Kunden, aber dafür um die optimale Strukturierung der Kundengespräche und anderer Aufgaben. Wer seine Gespräche gut vorbereitet und die Woche klar durchplant, kann gezielt Prioritäten setzen und sich voll auf die wichtigsten Kundenanliegen konzentrieren.

Mit einer strukturierten Wochenplanung bleibt auch im Innendienst weniger Zeit für Ablenkungen, und spontane Anfragen können besser abgefangen werden.

So läuft der Arbeitstag nicht nur effizienter ab – die Kunden spüren ebenfalls die bessere Vorbereitung und den Fokus im Gespräch.

Deine Rolle als Vertriebsleiters bei der Implementierung der Planung

Als Führungskraft bist du der Schlüssel zur Veränderung. Deine Unterstützung und dein Vorbildverhalten sind entscheidend, wenn es darum geht, Planung im Vertriebsteam zu implementieren, ohne dabei die Flexibilität zu verlieren.

• Vorleben der Planungskultur

Zeige deinem Team, wie du selbst planst und welche Vorteile du daraus ziehst. Wenn du Planung vorlebst, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass dein Team folgt. Und denk dran: Keinen Lippenservice. Sie werden sehr wohl sehen, ob du Wasser predigst und Wein trinkst.

• Rahmen vorgeben, Farbe und Pinsel wählt die Mitarbeiterin

Gebe Grundregeln vor, aber lasse genügend Freiheit, wie konkret die Planung aussieht. Wenn du hier zu sehr ins Detail gehst, verliert dein Team die Vorteile aus den Augen.

• Individuelle Unterstützung anbieten

Jeder Mitarbeiter hat unterschiedliche Bedürfnisse in der Planung der Termine. Unterstütze individuell durch Coaching und hilf, Hindernisse zu überwinden.

Beispiel: Der Freigeist braucht weniger Planung als der hochorganisierte Mitarbeiter. Hilf dem Freigeist mit den nötigen Grundlagen. Aber enge ihn nicht unnötig ein.

Ich bin mir sicher, dass du in diesem Moment sowohl schon den Freigeist aus deinem Team im Blick hast. Und den hochorganisierten Mitarbeiter.

Bonus Tipp: Ideal wäre, wenn dein organisierter Vertriebler dem Freigeist Tipps für die Planung gibt. Und umgekehrt, der Freigeist dem "Organisator" die Chancen vom Freestyle Modus im Vertrieb zeigt. Dann profitieren beide Mitarbeiter von der anderen Seite.

Grundlagen für eine erfolgreiche Wochenplanung

• Realistische Ziele setzen: Der Wochenplan sollte realistisch und erreichbar sein. Überambitionierte Pläne führen nur zu Frustration.
• Prioritäten definieren: Konzentriere dich auf die wichtigsten Aufgaben, die den größten Einfluss auf die Ziele haben.
• Pufferzeiten einplanen: Plane ausreichend Zeit für unerwartete Ereignisse ein. So bleibt die Planung flexibel und realistisch.
• Unterstützung anbieten: Hilf insbesondere neuen Mitarbeitern bei der Planung. Zeige ihnen Tools und Methoden, die ihnen das Leben erleichtern.
• Regelmäßige Überprüfung: Ermutige dein Team, die Planung regelmäßig zu reflektieren und bei Bedarf anzupassen.

Ankertermine: Der Schlüssel zur langfristigen Planung

Ankertermine sind feste Termine, die idealerweise schon mehrere Wochen im Voraus geplant werden. Sie bilden das Gerüst einer guten Wochen- und Monatsplanung.

Durch das frühzeitige Einplanen von wichtigen Kundenbesuchen, Meetings oder Events schafft dein Vertriebsteam Verbindlichkeit und kann die restlichen Aufgaben darum herum strukturieren.

Vorteile von Ankerterminen:

• Verbindlichkeit schaffen: Wichtige Termine sind fest eingeplant und werden nicht so leicht verschoben.
• Bessere Ressourcenplanung: Du kannst besser abschätzen, wann Kapazitäten frei sind oder Engpässe entstehen.
• Langfristige Kundenbeziehungen pflegen: Regelmäßige Termine stärken die Bindung zu deinen Kunden.

Tipps zur Umsetzung:

• Ermutige dein Team, Ankertermine frühzeitig zu vereinbaren.
• Aus jedem Termin der stattfindet in deinem Team, sollte direkt ein neuer Termin entstehen.
• Thematisiere das auch in deinen Meetings, lass dein Team sich gegenseitig inspirieren, was Ankertermine sein können.

Zentrale Fragen für dein Vertriebsteam

Stelle deinem Team folgende Fragen, um die Effektivität ihrer Wochenplanung zu steigern:

1. Welche Aktivitäten haben den größten positiven Einfluss auf deine Verkaufsziele?

   Diese Frage hilft, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu legen. Es geht darum, die Aktivitäten zu identifizieren, die wirklich zählen.

2. Sind diese Aktivitäten ausreichend in deiner Wochenplanung berücksichtigt?

   So stellst du sicher, dass die entscheidenden Tätigkeiten nicht vernachlässigt werden und genug Zeit dafür eingeplant ist.

3. Hast du Ankertermine bereits mehrere Wochen im Voraus geplant?

   Dies fördert die langfristige Planung und sorgt für mehr Struktur und Verbindlichkeit.

Fazit

Die Wochenplanung im Vertrieb ist mehr als nur eine Liste an Aufgaben – sie ist das Fundament, auf dem dein Team entweder stabil wächst oder unkontrolliert wackelt. Denn im Vertrieb entscheidet jede Woche, ob deine Mitarbeiter durchdacht und fokussiert arbeiten oder einfach nur von Termin zu Termin hetzen.

Doch du bist als Führungskraft das Vorbild. Wenn du selbst keine Struktur hast, wird dein Team das merken. Ohne klare Wochenplanung fällt es schwer, ein Team zu entwickeln, das Ziele erreicht, ohne sich zu verzetteln.

Zeig ihnen, dass Planung und Flexibilität kein Widerspruch sind, sondern sich perfekt ergänzen.

Mit der richtigen Herangehensweise kannst du deinem Team vermitteln, wie man Planung im Vertriebsteam implementiert, ohne Flexibilität zu verlieren.

Die stärksten Vertriebler wissen ganz genau, wie ihre Woche aussieht. Sie wissen, welche Kunden sie wann anrufen, welche Termine anstehen und wo Puffer sind, falls doch mal etwas Unerwartetes passiert.

Indem du dein Team aktiv einbindest, Anreize schaffst und die Vorteile einer strukturierten Wochenplanung aufzeigst, erhöhst du die Bereitschaft, sich auf neue Prozesse einzulassen. Motivation entsteht, wenn die Mitarbeiter erkennen, dass sie durch effektive Planung ihre Ziele leichter erreichen und gleichzeitig weniger Stress haben.

Wie sieht es bei deinem Team aus? Ist die Wochenplanung ein festes Ritual? Gibt es klare Prioritäten? Oder wird oft spontan entschieden, was als Nächstes kommt?

Es lohnt sich, die Wochenplanung zur gemeinsamen Sache zu machen – nicht als Pflichtübung, sondern als Erfolgsstrategie.

Denn ob der Kunde kauft oder nicht. Das können wir nicht beeinflussen, liegt am Ende des Tages nicht in unserer Hand. Aber unsere Aktivitäten. Unsere Anrufe, Besuche und Handlungen, die liegen zu 100% in unserer Hand.